Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa organizacja konferencji zamykającej w celu promocji projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 przez Urząd Morski w Gdyni

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Dyrektor Urzędu Morskiego w Gdyni

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000145000

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Chrzanowskiego 10

1.5.2.) Miejscowość: Gdynia

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-338

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: umgdy@umgdy.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.umgdy.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja konferencji zamykającej w celu promocji projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 przez Urząd Morski w Gdyni

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-4e154150-48aa-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00380315

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-09-04

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00156001/12/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.17 Konferencja na zakończenie realizacji projektów (...)

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2014-2020

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. Komunikacja Zamawiającego i wykonawców prowadzona będzie elektronicznie wyłącznie za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem: https://umgdy.ezamawiajacy. pl
2. Dokumenty zamówienia, zmiany i wyjaśnienia treści SWZ inne dokumenty
będą dostępne pod adresem wskazanym w pkt 1. Pobranie w/w dokumentów nie wymaga rejestracji.
3. Oferty w postępowaniu należy złożyć poprzez platformę, o której mowa w pkt 1 po uprzedniej rejestracji (bezpłatna). W zakładce "Baza Wiedzy" na w/w platformie dostępne są instrukcje dla wykonawcy.
4. Podmiotowe środki dowodowe składać należy przez w/w platformę, poprzez zakładkę "Korespondencja".
5. Więcej informacji zawiera pkt VIII SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: I. Niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej
w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;
4) włączona obsługa JavaScript;
5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
II. niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego oraz podpisu profilem zaufanym:
a) rekomendowaną przeglądarką do złożenia oferty jest MS Internet Explorer lub Firefox w wersji wpieranej przez producenta,
b) aby złożyć podpis profilem zaufanym pod ofertą elektroniczną, należy spełnić powyższe wymagania techniczne oraz posiadać aktywny profil zaufany,
c) uruchomienie oprogramowania do składania podpisu wymaga również zainstalowania Java w wersji 1.8.0_65 lub nowszej, koniecznie w wersji 32-bitowej, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługującej szyfrowanie. Konieczne jest również dodanie adresu witryny platformy eZamawiający (ezamawiający.pl) do wyjątków (exception site list) w Javie. Uwaga: wymaga to uprawnień administracyjnych na komputerze,
d) należy zainstalować dedykowany komponent Szafir SDK oraz aplikację Szafir Host, który odpowiada za obsługę funkcjonalności podpisu elektronicznego w platformie eZamawiający. Po zainstalowaniu rozszerzenia Szafir SDK oraz aplikacji Szafir Host należy przeładować bieżącą stronę czytnik z kartą kryptograficzną do komputera,
e) przed uruchomieniem platformy eZamawiający, w pierwszej kolejności należy podłączyć czytnik z kartą kryptograficzną do komputera,
f) przy złożeniu podpisu podpisem osobistym (e-Dowód), aby móc korzystać
z elektronicznych funkcji e-Dowodu, należy posiadać wszystkie powyższe komponenty oraz dodatkowo wymagane jest oprogramowanie do obsługi e-dowodu „E-dowód menadżer”. Oprogramowanie dostępne jest do pobrania na stronie: https://www.gov.pl/web/mswia/oprogramowanie-do-pobrania.
Informacje dotyczące odpowiedniego przygotowania stanowiska, znajdują się na stronie: https://oneplace.marketplanet.pl/przygotuj-stanowisko-pc-wykonujac-ponizsze-kroki.
III. dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc.
IV. Informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu po upływie terminu otwarcia ofert.
Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Wszelkie informacje dot. ochrony danych osobowych zebranych przez Zamawiającego w toku prowadzonego postępowania zawarte zostały w pkt XXIV SWZ.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Informacje o prawach oraz ograniczeniach stosowania RODO zawarte zostały w pkt XXIV ppkt 8-9 SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP.371.28.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje zapewnienie sali konferencyjnej z obsługą cateringową oraz wynajem jednostki pływającej we wskazanym przez Wykonawcę dniu, w terminie od dnia 23 do 26 października 2023 r., w tym:
• zapewnienie sali konferencyjnej wraz z odpowiednim zapleczem technicznym na 8 godzin;
• zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej dla 300 osób;
• zapewnienie dla uczestników miejsc parkingowych dla 200 pojazdów ;
• wynajem jednostki pływającej mieszczącej jednorazowo 300 osób;
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części I stanowi Załącznik nr 1.1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

60651000-6 - Wynajem jednostek pływających wraz z załogą

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-10-26

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dostępność 1

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium: organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Dostępność 2

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje organizację materiałów drukowanych i elektronicznych, w tym:
• zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla 300 uczestników materiałów informacyjno-promocyjnych (pakietu konferencyjnego);
• zaprojektowanie i wykonanie roll-up dla 4 projektów wskazanych powyżej;
• zaprojektowanie zaproszeń na konferencję (forma zaproszenia elektroniczna).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części II stanowi Załącznik nr 1.2 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-10-09

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 70

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium: jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Pojemność

4.3.6.) Waga: 30

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający, na podstawie art. 273 ust. 1 ustawy Pzp, nie żąda w przedmiotowym postępowaniu złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenia braku podstaw wykluczenia. Kwalifikacja podmiotowa wykonawców dokonana zostanie w oparciu o oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie w/w oświadczenie składa każdy wykonawca.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Zamawiający, na podstawie art. 273 ust. 1 ustawy Pzp, nie żąda w przedmiotowym postępowaniu złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie Zamawiający oceni ich łączny potencjał (doświadczenie). Kwalifikacja podmiotowa wykonawców dokonana zostanie w oparciu o oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (dotyczy tylko części I zamówienia).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-09-13 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: elektronicznie poprzez platformę eZamawiajacy: https://umgdy.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-09-13 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-10-12

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE